1. Introduction
Chirosoft (« nous », « notre » ou « nos ») exploite un logiciel de gestion de clinique conçu pour aider les professionnels de la santé à gérer leur pratique efficacement. Cette politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, divulguons et protégeons vos renseignements lorsque vous utilisez notre logiciel et nos services connexes, y compris les services de rappels de rendez-vous par SMS.
Nous nous engageons à protéger la vie privée de nos utilisateurs et de leurs patients conformément aux lois canadiennes applicables en matière de protection des renseignements personnels, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec.
2. Renseignements que nous recueillons
2.1 Renseignements sur les patients
Par l'utilisation de notre logiciel, les administrateurs de clinique peuvent saisir et stocker des renseignements sur les patients, notamment : les noms des patients, les coordonnées (numéros de téléphone, adresses courriel, adresses postales), la date de naissance, les numéros de carte d'assurance maladie, l'historique des rendez-vous et les informations de planification, les dossiers de traitement et les notes cliniques, ainsi que les informations de facturation.
2.2 Données de communication SMS
Pour notre service de rappels de rendez-vous par SMS, nous recueillons et traitons : les numéros de téléphone mobile fournis par les patients, les informations sur la date et l'heure des rendez-vous, l'état de livraison des messages et les horodatages, ainsi que les préférences d'inscription et de désinscription des patients.
3. Utilisation de vos renseignements
Nous utilisons les renseignements recueillis aux fins suivantes : fournir et maintenir nos services de logiciel de gestion de clinique, envoyer des rappels de rendez-vous par SMS aux patients qui ont consenti à recevoir de telles communications, améliorer et optimiser notre logiciel et nos services, respecter les obligations légales et les exigences réglementaires, et communiquer avec les administrateurs de clinique au sujet de leur compte et de nos services.
4. Service de rappels de rendez-vous par SMS
4.1 Description du service
Chirosoft offre un service de rappels de rendez-vous par SMS pour aider à réduire les rendez-vous manqués. Ce service envoie des messages texte automatisés aux patients pour leur rappeler leurs rendez-vous à venir à la clinique de leur professionnel de la santé.
4.2 Consentement
Les messages SMS sont envoyés uniquement aux patients qui ont donné leur consentement explicite pour recevoir des rappels de rendez-vous par message texte. Le consentement est obtenu par le professionnel de la santé lors du processus d'inscription du patient ou par un mécanisme d'inscription distinct.
4.3 Contenu des messages
Les messages SMS contiennent uniquement des informations de rappel de rendez-vous, notamment le nom de la clinique, la date et l'heure du rendez-vous, et les instructions pour confirmer ou reporter le rendez-vous. Les messages ne contiennent pas de renseignements de santé sensibles ni de détails sur les traitements.
4.4 Désinscription
Pour cesser de recevoir les rappels de rendez-vous par SMS : Répondez STOP à n'importe quel message, contactez directement votre professionnel de la santé, ou demandez votre retrait à la réception de la clinique. Les demandes de désinscription sont traitées rapidement et aucun autre message SMS ne sera envoyé une fois la demande confirmée.
4.5 Fréquence des messages et frais
La fréquence des messages varie selon le calendrier des rendez-vous. Des frais standard de messagerie et de données peuvent s'appliquer selon l'opérateur mobile et le forfait du patient.
5. Fournisseurs de services tiers
Nous utilisons Telnyx, un fournisseur de services de télécommunications, pour livrer les rappels de rendez-vous par SMS. Telnyx traite les numéros de téléphone et le contenu des messages uniquement aux fins de livraison des messages. Notre entente avec Telnyx exige qu'ils maintiennent des mesures de sécurité appropriées et qu'ils utilisent les données des patients uniquement dans la mesure nécessaire pour fournir le service de messagerie.
6. Sécurité des données
Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les renseignements personnels contre l'accès, la modification, la divulgation ou la destruction non autorisés. Ces mesures comprennent le chiffrement des données en transit et au repos, des mécanismes d'authentification sécurisés, des évaluations et mises à jour de sécurité régulières, des contrôles d'accès limitant l'accès aux données au personnel autorisé, et des procédures de sauvegarde sécurisées des données.
7. Conservation des données
Nous conservons les renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, pour respecter les obligations légales et pour répondre aux exigences réglementaires en matière de conservation des dossiers de santé. Les journaux de communication SMS sont conservés pendant une période raisonnable pour soutenir la qualité du service et le dépannage.
8. Vos droits
Conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée, vous avez le droit de : accéder à vos renseignements personnels détenus par nous, demander la correction de renseignements personnels inexacts, retirer votre consentement aux communications SMS à tout moment, demander des informations sur la façon dont vos données sont utilisées, et déposer une plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée compétent si vous croyez que vos droits en matière de vie privée ont été violés.
9. Vie privée des enfants
Pour les patients mineurs, le consentement aux communications SMS doit être fourni par un parent ou un tuteur légal. Nous n'envoyons pas sciemment de messages SMS directement à des personnes de moins de 13 ans sans le consentement parental.
10. Modifications à cette politique de confidentialité
Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre. Nous informerons les utilisateurs de tout changement important en publiant la nouvelle politique de confidentialité sur notre site Web et en mettant à jour la « Date d'entrée en vigueur » en haut de ce document. L'utilisation continue de nos services après de telles modifications constitue une acceptation de la politique de confidentialité mise à jour.
11. Nous contacter
Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cette politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de données, veuillez nous contacter à :